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Laws-info.com » Cases » Illinois » 5th District Appellate » 1997 » Moeser v. Human Rights Comm'n
Moeser v. Human Rights Comm'n
State: Illinois
Court: 5th District Appellate
Docket No: 5-96-0674
Case Date: 10/14/1997
                               NO. 5-96-0674

                                  IN THE

                        APPELLATE COURT OF ILLINOIS

                              FIFTH DISTRICT
_________________________________________________________________

DONALD K. MOESER, JR.,             )  Petition for review of
                                   )  an order of the Illinois
     Petitioner,                   )  Human Rights Commission 
                                   ) 
v.                                 )  No. 1995SF0474
                                   )
THE HUMAN RIGHTS COMMISSION and    )
HY-DAC RUBBER MANUFACTURING,       )
                                   )
     Respondents.                  )  
_________________________________________________________________

     JUSTICE HOPKINS delivered the opinion of the court:
     Donald K. Moeser, Jr. (petitioner), appeals to this court from
an order of the Human Rights Commission (the Commission) dismissing
his complaint for civil rights violation against his former
employer, Hy-Dac Rubber Manufacturing (respondent).  The issues
presented are (1) whether the order from which petitioner appeals
is final and appealable and (2) whether the Commission has
jurisdiction to consider a complaint that was filed within the 30-
day window of section 7A-102(G)(2) of the Illinois Human Rights Act
(the Act) (775 ILCS 5/7A-102(G)(2) (West 1994)) but was incorrectly
mailed to the Department of Human Rights (the Department) rather
than to the Commission.  For reasons we will more fully explain, we
reverse and remand.
                                 I. FACTS    
     The relevant facts are not disputed.  Petitioner was fired
from his job with respondent on August 31, 1994.  On January 5,
1995, petitioner filed a charge of discrimination against
respondent.  By filing the charge with the Department within 180
days of the alleged discrimination, petitioner complied with
section 7A-102(A) of the Act (775 ILCS 5/7A-102(A) (West 1994)). 
On January 10, 1995, the Department mailed petitioner a letter
explaining as follows:
     "If the Department does not complete your case within 300 days
     from the date you filed your signed and notarized charge ***,
     you have the right to file your own complaint with the Human
     Rights Commission, starting on the 301st day (October 30,
     1995) and ending on the 330th day (November 29, 1995).  If you
     do not file a complaint, the Department will continue to
     investigate your charge. 
     *** If you file a complaint, the form of it must be in
     accordance with Section 7A-102(F) of the *** Act.  You must
     file a copy of it on the same day with the Department of Human
     Rights.  *** If you have any questions about filing a
     complaint, you should contact the Human Rights Commission at
     (217) 785-4350."  (Emphasis in original.) 
     The only address listed on the January 10, 1995, letter from
the Department to petitioner was the Department's address in
Springfield, Illinois.  The letter did not include an address for
the Commission or any other information on how to file a complaint
with the Commission.  The letter also stated "KEEP THIS LETTER.
HAVE IT WITH YOU IF YOU NEED TO TELEPHONE OR COME TO THE
DEPARTMENT."  (Emphasis in original.)  Petitioner kept the letter.
     The Department did not complete its investigation or file a
complaint on petitioner's behalf within 300 days after petitioner
filed the charge.  Prior to filing his own complaint, petitioner
called the telephone number for the Commission that was listed on
the letter from the Department.  According to petitioner, the
person he spoke to at the Commission advised him that the complaint
would be timely if mailed and postmarked on November 29, 1995. 
Petitioner stated that he was not advised that he should mail the
complaint to the Commission rather than to the Department, that he
was not given an address for the Commission, and that he attempted
in good faith to file his complaint in accordance with the
instructions given in the letter from the Department. 
     On November 29, 1995, petitioner filed his own complaint by
mailing it to the Department and mailing a copy of the complaint to
respondent on the same date.  Petitioner was not represented by an
attorney at that time.  When the Department received petitioner's
complaint on December 6, 1995, it sent it to the Commission via
messenger mail.  The Commission received petitioner's complaint on
December 14, 1995, at its Springfield, Illinois, office.  
     On January 22, 1996, respondent filed an answer to
petitioner's complaint.  The answer did not raise any issue of lack
of jurisdiction but generally alleged that petitioner "failed to
satisfy the procedural prerequisites for filing this action." 
     On January 25, 1996, petitioner's attorneys filed an entry of
appearance on his behalf.  On February 5, 1996, the chief
administrative law judge entered an order granting petitioner a
continuance and transferring the case to Springfield, Illinois,
which was the closest hearing location for all of the parties. 
Both parties then engaged in discovery in preparation for the
upcoming hearing.  
     On February 27, 1996, the administrative law judge (the ALJ)
assigned to hear the case issued an order, sua sponte, directing
the parties to file briefs discussing the issue of whether
petitioner's complaint was filed within the 30-day window of
section 7A-102(G)(2) (775 ILCS 5/7A-102(G)(2) (West 1994)).  In an 
order, the ALJ stated: 
     "[I]t would appear that the instant Complaint is too late
     since:  (1) section 7A-102(G)(2) of the *** Act *** permits
     Complainant[-]filed Complaints within 30 days after the
     Department's 300[-]day investigation period following the
     filing of a Charge of Discrimination; and (2) the tender of
     the instant Complaint to the Department on December 6, 1995,
     occurred 335 days after Complainant filed his Charge of
     Discrimination on January 5, 1995."  (Emphasis added.)  (Note
     that all references by the ALJ and the Commission to
     "Complainant" are the same as our references to "petitioner.")
     Petitioner filed his brief addressing the jurisdictional issue
on March 21, 1996.  Petitioner argued in the brief that the
Illinois Administrative Code (the Code) provides: 
     "An item properly received by mail shall be deemed to have
     been filed on the date specified in the applicable proof of
     mailing.  Proof of mailing shall be made by filing with the
     Commission *** the affidavit of a person who is not an
     attorney, stating the date and place of mailing and the fact
     that proper postage was prepaid.  The *** affidavit shall be
     filed with the Commission at the same time the item to which
     it refers is filed.  If the *** affidavit does not accompany
     an item filed by mail, an item received by mail shall be
     deemed to have been filed when postmarked, properly addressed
     and posted for delivery."  56 Ill. Adm. Code 5300.40 (1996).
Petitioner argued in his brief that he had complied with the 30-day
filing requirement by placing the complaint in the mail with
postage fully prepaid and that it was properly addressed to the
Department according to the instructions on the letter from the
Department to petitioner and according to the verbal instructions
petitioner received from the Commission.  
     Respondent argued in its brief that the Commission did not
have jurisdiction over the complaint because the complaint was not
filed with the Commission until 335 days after petitioner filed his
initial charge of discrimination with the Department.  According to
respondent's argument, the date of mailing the complaint was not as
significant as the address to which it was mailed:  since the
Department did not mail the complaint to the Commission until the
335th day, the Commission does not have jurisdiction because the
complaint was untimely.  
     The ALJ issued an order recommending to the Commission that it
should dismiss petitioner's complaint "without prejudice" and
remand back to the Department for further consideration.  In the
order, the ALJ made the following pertinent findings of fact and
conclusions of law:
                             "FINDINGS OF FACT
                                   * * *
          4.   On November 29, 1995, Complainant mailed the instant
     pro se Complaint of Discrimination to the Department *** at
     the Department's address.
          5.   The 300th day after Complainant filed his Charge of
     Discrimination was November 1, 1995.  The 330th day *** was
     December 1, 1995.
                                   * * *
                            CONCLUSIONS OF LAW
          ***
          2.   The Commission lacks jurisdiction to consider
     complainant filed complaints that are filed outside the
     30[-]day window period set forth in section 7A-102(G)(1) and
     (2).
                                   * * *
          5.   The instant Complaint is untimely insofar as:  (1)
     it was received by the Commission via messenger mail on
     December 14, 1996 [sic] [the record is clear that the
     Commission received the complaint on December 14, 1995, not
     1996], the 343rd day after the filing of Complainant's Charge;
     and (2) Complainant's failure to properly mail his Charge to
     the Commission at the Commission's address precludes the
     Commission from considering the operative date for filing the
     instant Complaint with the Commission as of the date that
     Complainant mailed the Complaint to the Department."
     Petitioner filed exceptions to the ALJ's recommended order. 
On September 17, 1996, a three-member panel of the Commission
"decided to decline to review the Recommended Order and Decision"
entered by the ALJ.  The Commission adopted the ALJ's order as its
own.  Petitioner filed with this court a timely petition for review
of the Commission's order.
                               II. ANALYSIS
                  A. WHETHER THIS COURT HAS JURISDICTION
     Both respondent and the Commission argue that this court does
not have jurisdiction over this appeal because the decision of the
Commission dismissing petitioner's complaint is not a final order. 
They contend that because petitioner's original charge of
discrimination is still pending before the Department, and because
the Department could still file its own complaint, the order
dismissing petitioner's complaint does not completely dispose of
the case and we are without jurisdiction to consider the appeal.
     We reject the arguments on this issue by respondent and the
Commission.  In Davis v. Human Rights Comm'n, 286 Ill. App. 3d 508
(1997), the petitioner filed her charge of discrimination with the
Department and then attempted to follow the letter sent to her by
the Department outlining her right to file her own complaint within
the 30-day window after the Department's initial 300-day
investigatory period.  Davis, 286 Ill. App. 3d at 512.  In Davis,
the petitioner filed her complaint within the time period specified
in the letter from the Department, but the information given by the
Department turned out to be incorrect, and the petitioner actually
filed the complaint on day 296, before the expiration of the
Department's initial 300-day investigatory period.  Davis, 286 Ill.
App. 3d at 512.   
     The court in Davis decided, "[S]ince the 30-day window to file
directly with the Commission has expired, and the Act provides no
provision for renewal, the order [dismissing the petitioner's
complaint] had the force and effect of abridging Davis' property
right protected by the fourteenth amendment to the constitution." 
Davis, 286 Ill. App. 3d at 514.  We agree with the reasoning of the
court in Davis:  although the order dismissing petitioner's
complaint is in the form of an interlocutory order--because the
Department is still charged with investigating petitioner's claim
and the Commission could still hear the charge if raised by the
Department--the order is "in substance a final order" appealable
under Supreme Court Rule 335 (155 Ill. 2d R. 335) and section 3-113
of the Administrative Review Law (735 ILCS 5/3-113 (West 1994)),
which permit direct review of certain administrative orders by the
appellate courts.  Davis, 286 Ill. App. 3d at 514-15.  
     We note that the Davis court also affirmed the Commission's
order dismissing a complaint that was filed prematurely, and the
court found that equitable considerations did not apply.  We are
not presented with the same issue in this case, and we wish to make
it clear that we are not expressing any opinion about how we might
rule on that issue if it is ever presented to this court.  We
follow Davis only on the issue of whether the order from which
petitioner appeals is final and appealable.  
     As to the question of whether we have jurisdiction to consider
this appeal, we find that the Department's ability to continue to
investigate petitioner's charge of discrimination and the
possibility that the Department might file a complaint on
petitioner's behalf are not sufficient to protect and are not
identical with petitioner's personal right to file his own
complaint with the Commission.  The legislature would not have
given individual claimants a 30-day window in which to file their
own complaints if this right were not to be considered a property
right.  Since the Commission's dismissal of petitioner's complaint
completely eliminates petitioner's ability to manage his charge of
discrimination for himself, we find that the order is final and
that we have jurisdiction to consider the merits of the appeal.
        B. THE COMMISSION'S JURISDICTION OF PETITIONER'S COMPLAINT
     The main question presented by this appeal is whether
petitioner's timely mailing of a complaint to the wrong address
deprives the Commission of jurisdiction.  We hold that mailing the
complaint to the wrong address did not deprive the Commission of
jurisdiction.  Under the circumstances herein, mailing the
complaint to the proper address was not a necessary jurisdictional
step.  Petitioner vested the Commission with jurisdiction by
complying with the necessary jurisdictional requirement of filing
the complaint within the 30-day window set forth in section 7A-
102(G)(2) (775 ILCS 5/7A-102(G)(2) (West 1994)). 
     In cases alleging discrimination under the Act, a unique and
complicated procedure must be followed by the claimants.  First,
the charge of discrimination must be filed with the Department
"within 180 days after the date that a civil rights violation
allegedly has been committed."  775 ILCS 5/7A-102(A)(1) (West
1994).  Filing the charge of discrimination within 180 days is a
necessary jurisdictional prerequisite to which equitable
considerations such as good faith do not apply.  Trembczynski v.
Human Rights Comm'n, 252 Ill. App. 3d 966, 969 (1993).  The initial
charge of discrimination starts the 300-day period in which the
Department is to investigate the charge.  Second, within 10 days of
the initial charge, the Department is required to notify the
claimant in writing of the claimant's option to file a complaint on
his or her own behalf if the Department fails to conclude its
investigation or file a complaint on a claimant's behalf within 300
days.  775 ILCS 5/7A-102(B) (West 1994).  Third, if the Department
does not complete its investigation or file a complaint on the
claimant's behalf, then the claimant may file his own complaint
within the 30-day window.  775 ILCS 5/7A-102(G)(2) (West 1994).  
     In the case at bar, the Department complied with the
notification requirement by mailing a letter to petitioner within
10 days after he filed his charge of discrimination against
respondent.  Petitioner stated in his affidavit that he relied upon
the information in that letter and that he thought that, by mailing
the complaint to the Department, he was following all necessary
rules for filing a timely complaint. 
     Neither respondent nor the Commission cites any authority for
the basic premise upon which their argument relies, that is, that
not only is the timing of filing the complaint jurisdictional but
mailing the complaint to the correct address is also a necessary
jurisdictional prerequisite.  Our research has not found any
authority to support this proposition, but we find ample support
for finding, as we do, that it is the timing of filing this
complaint that is jurisdictional, not whether it is mailed to the
Department or the Commission.  Filing the complaint with the
Commission is mandatory, but it is not jurisdictional.  
     Additionally, we find that equitable considerations apply to
the requirement that the complaint be filed with the Commission
rather than with the Department.  Here, because petitioner acted in
good faith in trying to follow the myriad procedural rules, his
complaint, which was filed with the Commission on December 14,
1995, relates back to the date on which he mailed the complaint to
the Department, November 29, 1995, the 29th day of the 30-day
window.
     In reaching this conclusion, we compare the requirement that
the complaint be filed with the Commission to the requirement that
the complaint be verified.  See 775 ILCS 5/7A-102(F)(1), (G)(2)
(West 1994).  In Maliszewski v. Human Rights Comm'n, 269 Ill. App.
3d 472, 476-77 (1995), this court held that a verified complaint
filed on the 31st day after the initial 300-day investigatory
period should relate back to the unverified complaint filed on the
30th day.  In Maliszewski, we held that the verified complaint was
timely and that it vested the Commission with jurisdiction to hear
the petitioner's individual complaint.  Maliszewski, 269 Ill. App.
3d at 477.  The rationale behind our holding in Maliszewski applies
with equal force to the instant appeal:
          "The General Assembly has determined that the public
     policy of this State is to assure freedom from discrimination
     ***.  To limit petitioner's remedies because of a purely
     technical defect, corrected expeditiously ***, would be an
     erroneous application of a remedial statute."  Maliszewski,
     269 Ill. App. 3d at 477.
     The requirement that a claimant's charge must be filed with
the Department but that his or her subsequent complaint must be
filed with the Commission is more analogous to a rule of venue than
of jurisdiction.  A case in point is Ferndale Heights Utility Co.
v. Illinois Commerce Comm'n, 112 Ill. App. 3d 175 (1982).  In the
Ferndale Heights case, a utility company appealed from a decision
of the Illinois Commerce Commission.  The utility company filed its
complaint in the wrong circuit court; it should have filed in Cook
County, but it filed in Sangamon County instead.  Ferndale Heights,
112 Ill. App. 3d at 177.  The appellate court found that the
Sangamon County court "had no power to decide the merits of the
case."  Ferndale Heights, 112 Ill. App. 3d at 178.  Nevertheless,
the appellate court determined that the Sangamon County court's
general jurisdiction empowered it to transfer the case to the
correct venue in order to "cure the defect and avoid the necessity
of dismissing the suit," and that the same power applies to courts
sitting in exercise of special jurisdiction.  Ferndale Heights, 112
Ill. App. 3d at 178.  
     The court in Ferndale Heights found that nothing in the
statutory scheme under consideration therein expressly prohibited
the transfer of the appeal from the incorrect venue to the correct
venue.  Similarly, we find that nothing in the Human Rights Act
prevents the Department from transferring petitioner's complaint to
the Commission.  To hold otherwise would put form over substance
and be contrary to the broad remedial purpose of the Act.  
     The letter that the Department mailed to petitioner in the
case at bar informed petitioner that he had to file his complaint
with the Commission, but it did not inform him of the address for
the Commission.  It gave him a phone number for the Commission, but
according to the unrefuted allegations of petitioner's affidavit,
the person he spoke to at the Commission did not correct his
misapprehension that he was to mail his complaint to the Department
and did not provide him with an address for the Commission. 
Indeed, it seems from petitioner's pleadings that he did not
understand that the Commission was a separate entity from the
Department, a distinction which is fundamental but which could
easily be lost on a layperson trying to follow the complicated
rules for charging discrimination.
     We hold that the 30-day filing requirement is jurisdictional
but that the requirement that the complaint be filed with the
Commission rather than the Department is mandatory but not
jurisdictional, so long as the claimant shows that he made a good
faith effort to comply with the filing rules and the defect is
corrected expeditiously.  Here, the evidence clearly supports such
a finding.  Accordingly, we reverse the Commission's order that
petitioner's complaint be dismissed, and we remand this case back
to the Commission for further proceedings consistent with this
opinion.

     Reversed and remanded.

     KUEHN, P.J., and MAAG, J., concur.

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